Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và lợi ích khi dùng

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử được quy định như sau: Đối tượng sử dụng, hạ tầng công nghệ, chữ ký số, nội dung hóa đơn điện tử…Cụ thể như thế nào? Mời các bạn cùng chuyên gia tài chính tìm hiểu qua bài viết dưới đây

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử được quy định như sau:

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Theo khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Cơ quan, tổ chức, đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước.
• Tổ chức bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trực tiếp cho cá nhân không có nhu cầu sử dụng hóa đơn.

Điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin

Để sử dụng hóa đơn điện tử, người bán hàng, cung ứng dịch vụ phải đáp ứng các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin sau:

• Có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định.
• Có kết nối Internet để gửi, nhận hóa đơn điện tử với cơ quan thuế và người mua.

Điều kiện về chữ ký số

Người bán hàng, cung ứng dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Điều kiện về register sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, người bán hàng, cung ứng dịch vụ phải register sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo quy định.

Theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hồ sơ register sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Giấy đề nghị register sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐK-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định này.
• Thông tin register sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 02/ĐK-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định này.
• Bản sao Giấy chứng nhận register doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận register đầu tư.
• Bản sao Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TB-PHĐT ban hành kèm theo Nghị định này.

Điều kiện về nội dung hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phải có các nội dung bắt buộc theo quy định tại Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Ngoài ra, hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

• Số hóa đơn điện tử.
• Ngày lập hóa đơn điện tử.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán hàng, cung ứng dịch vụ.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua hàng, người cung cấp dịch vụ.
• Tên hàng hóa, dịch vụ.
• Số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ.
• Tổng giá thanh toán.
• Chữ ký số của người bán hàng, cung ứng dịch vụ.

Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được khởi tạo, lập, xử lý, lưu trữ và truyền bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy và được sử dụng trong giao dịch, kế toán theo quy định của pháp luật.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp, cơ quan thuế và người mua hàng. Cụ thể:

Xem thêm: Trách nhiệm của kiểm toán viên đối với gian lận và sai sót là gì?

Lợi ích cho doanh nghiệp

• Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn giấy. Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro thất lạc, hư hỏng hóa đơn.
• Nâng cao hiệu quả quản lý: Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống điện tử, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, kiểm soát và quản lý hóa đơn. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nhân lực cho các công tác liên quan đến hóa đơn.
• Tăng cường tính bảo mật: Hóa đơn điện tử được mã hóa theo quy định của pháp luật, giúp đảm bảo tính bảo mật cao, tránh bị giả mạo, làm giả.

Lợi ích cho cơ quan thuế

• Giúp cơ quan thuế quản lý chặt chẽ hơn việc sử dụng hóa đơn: Cơ quan thuế có thể truy cập, kiểm tra hóa đơn điện tử của doanh nghiệp một cách dễ dàng và nhanh chóng. Điều này giúp cơ quan thuế ngăn chặn kịp thời các hành vi gian lận, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
• Giúp giảm chi phí quản lý: Cơ quan thuế không cần phải in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn giấy. Điều này giúp cơ quan thuế tiết kiệm chi phí và thời gian.

Lợi ích cho người mua hàng

• Nhận hóa đơn nhanh chóng, thuận tiện: Người mua hàng có thể nhận hóa đơn điện tử qua email, SMS, hoặc qua hệ thống phần mềm kế toán của doanh nghiệp. Điều này giúp người mua hàng tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.
• An toàn, bảo mật: Hóa đơn điện tử được mã hóa theo quy định của pháp luật, giúp đảm bảo tính an toàn, bảo mật cao. Điều này giúp người mua hàng tránh bị giả mạo, làm giả hóa đơn.

Hy vọng với những chia sẻ của chúng tôi về điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử sẽ mang đến cho bạn đọc những thông tin hữu ích nhất